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新人賞獲って昇格した手帳術

お題「手帳」

 

新卒で入社した会社では、新人賞ってのがあってそれを獲りたくて

がむしゃらに仕事していた時期がありました。

 

ある日同期の女の子が社長に、「そんな忙しいのになんでメールのレスや仕事も早いんですか?」と聞いた事がきっかけで、社長のタスク管理術の講義が開かれることになりました。

 

パソコンや手帳などいろんなタスク管理方法ってあると思うんですが、

私は、その社長から教わったことをとにかくそのまま実践しました。

おかげさまで、タスク漏れは一切なくなり社内、社外から信頼を構築でき

いろんな部署のマネージャーや役員の方々と仕事をもらうことができました。

 

余談ですがこの時を振り返ると、信頼という残高があってそれを貯金している感覚があり、先に相手から「これどうなってる?」って聞かれると悔しいと思うようになりました。

 

仕事が回らないなと思ったらこの管理ができていない時なので、今でも常に手帳を開いて目の前に置きながら仕事しています。

そんな手帳術を恐れながら紹介できればと思います。

 

 

まず使ってた手帳はこれです。

 

 

 

 陰山手帳(かげやまてちょう)です。

 

 

 

 

 

もう3冊目になります。

 

ざっくり中身を紹介していきます

 

陰山手帳の中身、使い方について書かれているページ

 

 

年間、月間、週間とそれぞれ分かれており

基本的な機能はついております。

特に週間予定が使いやすく秀逸です。

 

 

陰山手帳の中身、使い方について書かれている2ページ目

 

 

左側は主にいつ何をやるか書き込みます。

ここでのポイントは2つ。

MTGとかランチとか固定の予定は週の頭に全部書き込む

毎日朝にこの手帳を開いて、その日何をいつやるか書き込む。

 

最低限やるのはこの2つですが、画像にあるように

他にも機能がついているので、余裕がある方は使っていきましょう。

因みに、ToDoは下に書くように画像にはありますが、

私は指摘されたことやミスしたことを書きこんで、いつでも見返せるように

しておりました。ToDoは右側にかいておりました。

 

 

陰山手帳の中身、使い方について書かれている3ページ目

ディレクターになってからは、こういったプロジェクト管理や

お客様のセールや施策がどうかぶっているのか整理してました。

営業マンの時は使っていなかったと思います。

 

 

陰山手帳の中身、アレンジを加えた使い方

 

 

 

右のページは4象限にわけて、管理しておりました。

右ページは完全にオリジナの使い方で社長直伝でした。

画像にある通り、

左側は自分ボールのタスクで、右側は相手ボールのタスク。

上側は緊急度が高いもので、下側は低いものです。

 

曰く、タスク管理は、優先順位

多くの人が忙殺されてとりあえず目の前のタスクから手を付けてしまっている。

また、仕事がうまく進まない事の1つに相手ボールにして仕事をした気になってしまっているという事でした。

相手がそのボールを返してくれなければ、仕事は進みませんし、相手がタスクが漏れていたからできませんでしたは通用しません。

なので、今誰がいつまでにそのボールを返してくれるのが管理する必要があります。

 

例えば、

 

・見積もり書作成 →部長 12日 18時まで。

 

といった様に、誰にいつまでに提出するのか

誰がいつまでに返してくれるのを明記しておくことも重要です。

 

 

究極言ってしまえば手帳なんてこれだけです。

後は記入漏れがないように常に書き込める状態にしておくことも大事。

 

私は、この管理方法を覚えるまでに3週間位かけました

毎週、社長にできているかどうかのチェックをし、どこができていないのか

を振り返っていました。じゃないと空欄だらけで終わってしまうのです。

 

私も昔は手帳を買ったけど、結局使ってない。空欄だらけな人間でした。

そんな人はまず、最初から完璧にしようとせず、まずは毎日開く。

タイピングしている時も腕の下に開いてある状態から始めるだけでもいいと思います。

 

非常におすすめです、ここはどうしてますかとか、とか質問があったらコメントにて返信させていただきます。